ניהול לוחות זמנים בפרויקט:
הטיפים שיעזרו לכם לעמוד בפרויקט בזמן
ניהול נכון של הזמן בפרויקט הוא קריטי להצלחתו. על פי ניתוח לוחות הזמנים, ביצועים וסיכונים, מנהל הפרויקט יכול לקבל החלטות חשובות לניתוב הפרויקט למסלול הרצוי. חשוב להבין באילו נקודות יש להשקיע משאבים נוספים, ובאילו ניתן להוריד רגל מהגז
מניסיוננו, לרובנו יש נטייה להיות אופטימיים בהערכת משכי הזמן של הפעילויות השונות. לדאבוננו, לעיתים הפרויקט לא עומד בלוחות הזמנים בגלל הערכת חסר או אי התחשבות בסיכונים ואז מופעל לחץ על כל הגורמים בפרויקט שעלול להוביל לבעיות איכות וחריגה בלו"ז.
בעזרת תוכנה מקצועית ומותאמת JM מבית רמדור המשימה הופכת לקלה יותר. להלן כמה כללי זהב שיעזרו לכם לצלוח את העמידה בלו"ז בשלום.
להלן מספר טיפים מנצחים של יועצי הלו"ז של רמדור
1. זיהוי הנתיב הקריטי – בפרויקט בנייה סטנדרטי יש מאות פעילויות, חלקן בתור וחלקן במקביל. המרווחים בין הפעילויות מאפשרים לדחות פעילויות מסוימות בלי לדחות את סיום הפרויקט.
הנתיב הקריטי הוא הנתיב הארוך ביותר בפרויקט כשדחייה של כל משימה בו תוביל לדחיית סיום הפרויקט. מניסיוננו, פרויקט בנייה הוא דינמי ולכן חשוב לבחון אחת לתקופה את רשת הפעילויות, לשנות קדימויות וקשרים, לעדכן את הנתיב הקריטי וכך לאפשר עמידה בלוחות הזמנים.
2. פיצול משימות – פצלו את הפרויקט למשימות קטנות יותר וניתנות לניהול. זהו את המשימות הדרושות להשלמת כל משימה. משך פעילות צריכה להיות בין 3 ימים לחודש. במידה ויש פעילות שאורכת כמה חודשים יש לנסות לפצל. יש פעולות כמו הזמנת ציוד ומבחני יציבות שלא כדאי לפצל וניתן להשאיר אותן ארוכות.
יחידת המידה המומלצת היא ימים בלבד. השימוש בשבועות או חודשים משבש את עמודת “מרווח כולל”. עמודה זו קריטית לניתוח לוחות הזמנים. וחשוב שתהיה מדויקת.
3. שיתוף קבלני המשנה והספקים בלו"ז – קבלני המשנה הם השותפים האמיתיים שלכם בפרויקט. צריך לנהל לכל קבלן מרכזי לוח זמנים משלו, לצרף אותו לחוזה הקבלן ולשקף אותו בלוח הזמנים של הפרויקט. אל תחששו להשתמש בשיטת המקל והגזר: להכניס לקבלן קנסות על פיגורים ובונוסים על הקדמות כדי לדרבן אותו לעמוד בלוח הזמנים. חשוב לשקף לקבלן או הספק עיכובים שבוצעו ע"י קבלנים אחרים על מנת שיהיה ערוך עם הכוח אדם הנדרש.
4. ביצוע ניתוח כמותי של הלו"ז- לוקחים בחשבון חופשים, חגים וסופי שבוע. הקבלן לא מצליח לעשות 2 קומות בחודש? מתוכנן חופש? זה הזמן לזהות את זה מראש ובמידת הצורך לומר לו לתגבר.
5. ניתוח של הזמנות ציוד וחומרים – חשוב להכניס באפרים מתאימים להזמנות של חומרים חשובים, מעלית, פיגומים, משאבה, דלתות אש וכדומה. כאשר פעולות אלו מחוברות ללו"ז ניתן להתריע בזמן אמת, למנוע ממשימות חשובות להישכח ולמנוע עיכובים מיותרים. לדוגמא: הזמנת מעלית לעתים לוקחת בין 6-8 חודשים. לצערנו לא חסרים מקרים שהמעליות לא הוזמנו עוד בשלב השלד, במידה והזמנת המעלית רשומה בלו"ז בנקודה הנכונה להזמנה ימנע עיכוב בלו"ז והפסד כספי על ימי עבודה לא מנוצלים.
6. הכנת תוכנית עבודה להמשך- סיימתם לעדכן את הלו"ז? לתעד עיכובים ולזהות קבלנים אשר עלולים לגרום לעיכוב? עכשיו צריך להוציא תוכנית עבודה לחודשים הקרובים ולשקף לכולם את היעדים החדשים. ככל שמתקדם הפרויקט יש נטייה לעגל פינות ולא להקפיד על העדכונים השוטפים של הגאנט. זכרו שגם כשהפרויקט מתקדם ואפילו לקראת סיום עלולים לצוץ בלת"מים וסיכונים. יש להקפיד על תוכניות ויעדים גם שנראה ש"הכל רץ" וכולם יודעים לעבוד עם כולם.