ניהול תהליכים א-פורמלים בבניה - RFI, Submittals, אי התאמה

בסרטון זה, אברמי רוזנברג, סמנכ"ל מוצרים ברמדור מציג את:
א. מגוון התהליכים המתקיימים בענף הבנייה
ב. סוגי הפתרונות התומכים לניהול התהליכים
ג. הכשלים האפשריים בניהול תהליך והדרכים להימנע מהם 

תהליכים בענף הבניה
בענף הבניה מתקיימים המון תהליכי עבודה המתנהלים בין מספר גדול של גורמים שונים .
ישנם תהליכים פורמליים – המתבצעים במרבית הפרויקטיים בצורה טובה למשל תהליך של אישור תקציב, תהליך של אישור חשבון.
וישנם תהליכים שהם פחות פורמלים – אשר מתנהלים ברמה היומיומית ולמרות שהם משפיעים רבות על הצלחת הפרויקט הם לא תמיד מנוהלים בצורה מיטבית. למש תהליך של הגשת חומרים או ציוד, טיפול בתקלות, RFI – REQUEST FOR INFORMATION ועוד.

אז מה הם המאפיינים של תהליכים בעולם הבנייה?
הפרויקט הוא ארגון מבוזר גיאוגרפית יש לנו קבלנים, מפקחים, מנהלי פרויקטים, מתכננים ויועצים, כל אחד יושב במקום אחר, אך נדרשת תקשורת מיטבית בין כל הגורמים. אם יש שאלה שעולה מהשטח צריך שיתוף פעולה של כל הגורמים בכדי לתת מענה פיזור גאוגרפי.
לרוב, הגורמים בפרויקט לא מכירים אחד את השני עד לאותה התקשרות ואין להם ניסיון בעבודה משותפת.
למרות שכולם רוצים בהצלחה הפרויקט תיתכן אג'נדה סותרת לכל אחד מהגורמים. לדוגמא : הקבלן ינסה למקסם את הרווחים שלו בכל דרך אפשרית בעוד שהיזם ינסה לחסוך.
התהליכים בפרויקט לא תמיד ברורים – ישנם תהליכים פורמליים –מוסדרים באמצעות נהלים בעוד שתהליכים פחות פורמליים לא תמיד ברורים או מוגדרים למשל אם בשטח נופלת קורה, למי לדווח כשגנרטור באתר תקול, מה אני עושה כשהקרוסלה בכניסה לא מזהה עוד וכו.

מתוך כל זה נוצר מצב של איבוד מנגנוני שליטה ובקרהקושי במעקב אחר תהליכים.
רוב התהליכים הלא פורמליים מנוהלים בתהליך עבודה באמצעות טלפון, ווטסאפ, דוא"ל – המידע אינו זמין לדרג הניהולי ולכן הרבה פעמים צריך לסמוך על מנהל הפרויקט ועל זכרונו, אך מה קורה אם הוא עוזב? אין שום בסיס ידע של הניהול השוטף של הפרויקט.
חוסר בהירות על מצב הפרויקט – האם אנו לפני קטסטרופה? מישהו שלח ווטאספ, האם טופל? האם מחכה למזמין תביעה (בצדק או שלא בצדק) משום שלא טיפל בנושא?
מצב של חוסר יעילות יכול להיות שבפרויקט הצטברו מאות שאלות לא מטופלות. צריך להבין שזה מצב שיגרום למרמור של גורמים שונים ותחושה של "אין ניהול", יכול להיות שזה מעיד על בעייה חמורה יותר בפרויקט, למשל בעיות איכות

מכאן שהבעיות נובעות בעיקר מחוסר סדר, ומהיעדר שליטה וניהול נכון לכן חייבים לתעד את התהליכים
ולבנות מערכת בקרה שתאפשר להציג תהליכים שלא מנוהלים על פי מה שהאירגון הגדיר
ניהול התהליך חייב להיות פשוט ובאמצעים זמינים לאנשים המעורבים.
.
דוגמאות לתהליכים המנוהלים ברמדור: (את כל התהליכים ניתן לבצע גם דרך האפליקציה ישירות מהנייד וגם במחשב).

דוגמא ראשונה לתהליך של אי התאמה בשלב הביצוע – אני רואה מי פתח את האי התאמה , מתי הוא פתח אותה, מה הטיפול הנדרש, תוך כמה זמן נדרש לטפל באי התאמה, ואם דרגת החומרה שלה, כמו כן יש תיעוד של תילום מהשל של האי התאמה, בהמשך אנחנו יכולים לראות את פירוט טיפול התקלה, תאריך הטיפול מי טיפל ומה בוצע. האי התאמה היא שחיברו ברגים חודרים לתעלות פח והטיפול היה הוצאת הברגים ותיקון הפח. יש תיעוד לכל אורך התהליך וכך בדיוק יש לנו שליטה על הבעיה.


דוגמא לתהליך של אישור ציוד:

אנחנו יכולים לראות מי ביקש ומתיצרוף המסמכים הרלוונטים וכמובן האישור הסופי. אז כאן הקבלן ביקש שסתום כדורי וצירף את המפרט ויכולים לראות את האישור של מנהל התכנון

דוגמא לRFI – גילינו סתירה בין תוכניות בתוכנית אדריכלית מופיע קיר כקיר בטון, בתוכנית קונסטרוקציה כקיר בלוקים והקבלן העלה שאלה איזה קיר לבצע? ואנחנו יכולים לראות את תשובת מנהל התכנון. ללא תיעוד של תהליך כזה , או שהקבלן היה עושה מה שהוא חושה או שאם מנהל הפרויקט היה מתחלף הוא לא היה יודע מה הקודם ענה ולכן בדיוק כך יש לנהל את כל התהליכים בפרויקט.



התהליך הבא הוא בקשה לשינוי CHANGE ORDER, הקבלן מגיש בקשה לחריג עם עלות והאם יש השפעה על הלו"ז ויכולים לראות דיון שלם שמתנהל פנימית ללא שהקבלן חשוף לדיון האם לאשר לו את החריג ולבסוף יוצאת תשובה מסודרת לקבלן, מאושר.

במערכת קיים מסך מרכז כך מנהל הפרויקט יודע בדיוק בכל תהליך:
1. מה הסטטוס.
2. אצל מי ממתין לטיפול.
3. והאם יש תהליכים שלא מטופלים כנדרש

לסיכום :
• ניהול תהליכים הוא אחר מהכלים העיקריים בניהול הפרויקט
• יש תהליכים פורמליים המתנהלים היטב אך לצידם הרבה תהליכים פחות פורמליים שם הבלאגן עלול לחגוג
• המטרה של ניהול התהליך הוא מעקב בכדי שהפרויקט לא יצא משליטה ובכדי שלא נהייה מופתעים לקראת סוף הפרויקט
• אני מציע להשתמש במערכת ממוחשבת רמדור שתדע לנהל את סוגי התהליכים השונים בפרויקט ותוביל אתכם להצלחת הפרויק