כשאופרציית הענק של "כללית" פגשה את הטכנולוגיה של רמדור: סיפור ההצלחה של פרויקט "מניפה"
איך הופכים תהליך רכש והתקשרויות מבוזר, ידני ומורכב במערכת הבריאות הגדולה בישראל לזירה דיגיטלית, שקופה וחכמה?
שירותי בריאות כללית היא לא רק ארגון הבריאות הגדול בישראל, היא גוף אופרטיבי עצום הכולל הנהלה ראשית, מחוזות ועשרות בתי חולים. ניהול אלפי התקשרויות מול ספקים בהיקפים כאלו הוא אתגר לוגיסטי ותקציבי אדיר. עד לא מזמן, תהליכים אלו התאפיינו בביזור, עבודה ידנית עם טבלאות אקסל, ומעקב מורכב אחרי אישורים.
כאן נכנס לתמונה פרויקט "מניפה" – פתרון מקיף לניהול התקשרויות המבוסס על פלטפורמת הענן המתקדמת של רמדור.
האתגר: ממבול של מיילים לשפה אחידה
המטרה הייתה ברורה: לייצר "שפה אחת" לכל מוסדות הכללית, להבטיח שקיפות מלאה ולייעל את תהליכי קבלת ההחלטות. הצורך היה בפתרון מקצה לקצה – משלב העלאת הצורך הראשוני, דרך ועדות המכרזים ועד לחתימה על הסכמים והערכת ספקים.
הפתרון: מערכת חכמה לניהול מלא של מחזור חיי ההתקשרות (E2E)
המערכת הוטמעה בקרב כ-700 משתמשים בדרגי ההנהלה האדמיניסטרטיבית והגורמים היוזמים בכלל מוסדות הכללית. להלן היכולות המרכזיות שיושמו בפרויקט:
- ניהול תוכנית עבודה שנתית מובנית – העלאת צרכים ראשוניים לביצוע התקשרות וקבלת אישורים עקרוניים מראש, מה שמאפשר תכנון מדויק של פעילות ועדות המכרזים לאורך השנה.
- ייזום התקשרות מפורט ומבוקר – הזנת נתונים מלאה – מסקרי שוק ואומדנים ועד לאישורים תקציביים ומינוי גורם מוביל, הכל בתוך סביבה ממוחשבת אחת.
- ניהול דיגיטלי של ועדות המכרזים (פרוטוקולים) – ריכוז תוכן הדיונים והחלטות הוועדה באופן אוטומטי ושיוך הליכי הייזום לפרוטוקול, מה שמבטיח שכל החלטה מגובה בנתונים המקוריים.
- הליך מכרזי דיגיטלי מקצה לקצה – הפצה של המכרז והגשת הצעות מקוונת. המעבר לדיגיטל חוסך זמן יקר לספקים, מצמצם טעויות וניירת, ומאפשר פתיחת הצעות מאובטחת ושקופה.
- סבבי מאשרים וחתימה על הסכמים – ניהול תהליך האישורים לחתימה על חוזים מתבצע באופן ליניארי וממוחשב, מה שמקצר משמעותית את לוחות הזמנים ומבטיח בקרה על כל שלב.
- ממשק אינטגרטיבי למערכת ה-SAP – "מניפה" מדברת ישירות עם מודול בקרת ההסכמים ב-SAP הארגוני, מה שמבטיח אחידות נתונים פיננסיים ומונע כפילויות.
- הערכת ספקים והפקת לקחים ארגונית – חלוקת ציונים לספקים על פי פרמטרים מוגדרים ומילוי שאלונים להפקת לקחים, ההופכים לידע ארגוני נגיש לכל מוסדות הכללית.
התוצאה: חיסכון, שקיפות וחדשנות
הפרויקט הצליח להתגבר על התנגדויות מהשטח ולהביא לשינוי תרבותי וארגוני עמוק. היום, תהליכים שארכו שבועות מתבצעים בלחיצת כפתור, עם תיעוד מלא ונגישות מכל מקום.
התועלות לארגון הכללית:
- אחידות, שקיפות וחדשנות – המעבר מתהליך מבוזר וידני למערכת אחת הדוברת "שפה אחידה" יצר שקיפות מלאה לכל הגורמים הרלוונטיים וקידם שיתוף ידע קריטי בין בתי החולים, המחוזות וההנהלה הראשית.
- ייעול תהליכים וחיסכון בזמן – תהליכים ארוכים ומסורבלים הפכו לעקביים ומבוקרים. המעבר להגשה דיגיטלית חסך לספקים זמן יקר, צמצם טעויות וניירת, ואיפשר פתיחת מכרזים באופן מאובטח.
- שיפור הבקרה והשליטה – שיפור משמעותי במעקב ובבקרה על משימות התקשרות והתייעלות כללית בתהליכי הרכש הארגוניים.
- ניהול שינוי מוצלח – למרות אתגרים והתנגדויות מהשטח, המערכת הוטמעה בהצלחה הודות לשיתוף פעולה אינטנסיבי בין הלקוח העסקי לחטיבת מערכות המידע.
- הטמעה מותאמת משתמשים – הארגון בנה תוכנית הטמעה מותאמת לקהל משתמשים רב-גוני, הכוללת שעות קבלה שבועיות קבועות למתן מענה לצרכים המשתנים בשטח.
דבר הלקוח
מיכל כהן, ראש אגף פיתוח עסקי בחטיבת הכספים של כללית:
"חיפשנו פתרון שיידע לקחת את המורכבות המבנית של הכללית ולהפוך אותה ליתרון. מערכת 'מניפה' המבוססת על רמדור אפשרה לנו לעבור מתהליכים מבוזרים וידניים למערכת אחת שקופה ואחידה. היום, כל הגורמים הרלוונטיים – מהרכש ועד המשפטים – מדברים באותה שפה, מה שמייעל תהליכים, מונע טעויות, מייצר שקיפות לשטח ולמטה ומשפר את השירות שאנחנו נותנים ליחידות השונות בכללית."
דבר רמדור
דרור שגב, מנכ"ל רמדור:
"הטמעת מערכת ניהול התקשרויות בארגון בסדר גודל של 'כללית' היא תעודת כבוד לצוות הכללית בראשות מיכל. אנחנו גאים ללוות את הכללית בתהליך שמביא לסטנדרט חדש של ניהול ובקרה."
גם הארגון שלך מוכן להתקדם לניהול התקשרויות חכם?
צרו קשר עוד היום וגלו איך רמדור יכולה להזניק את תהליכי הרכש והמכרזים שלכם לעידן הדיגיטלי.
