רמדור אוטומציות
תנו לתהליכים להתקדם בעצמם
בכל ארגון יש תהליכים שחוזרים על עצמם, עוברים בין אנשים ומערכות ודורשים מעקב ידני.
מודול האוטומציות מקדם תהליכים עסקיים באופן אוטומטי, מחבר בין הגורמים, מזהה חריגים ומעביר לטיפול אנושי רק את מה שבאמת דורש החלטה.
פחות עבודה ידנית. פחות עיכובים. יותר שליטה.
כשהתהליך מתקדם לבד,
הארגון מתקדם מהר יותר
רמדור אוטומציות הופכת תהליכים ידניים ומפוצלים לזרימה דיגיטלית רציפה.
המערכת פועלת לפי כללים עסקיים שהוגדרו מראש, מבצעת בדיקות, מעבירה משימות בין בעלי תפקידים, מפעילה סבבי אישור, שולחת התראות ומעדכנת מערכות ארגוניות.
במקום שהעובדים יחפשו מה ממתין לטיפול, המערכת מציפה עבורם את הפעולה הנדרשת.
במקום שמנהלים ירדפו אחר עדכונים, הם מקבלים תמונת מצב רציפה של התהליכים, הסטטוסים והחריגות.
איך רמדור אוטומציות עובדת?
אירוע מפעיל את התהליך
אירוע מפעיל את התהליך התהליך יכול להתחיל מתוך פעולה במערכת, קבלת מייל, העלאת מסמך, פתיחת בקשה, קליטת נתון, תאריך שנקבע מראש או חיבור למערכת חיצונית.
המערכת מבצעת את השלבים באופן אוטומטי
המערכת מבצעת את השלבים באופן אוטומטי בהתאם לכללים שהוגדרו, המערכת יכולה:
- לבצע בדיקות ואימות נתונים
- ליצור מסמכים ורשומות
- להעביר משימות לבעלי תפקידים
- להפעיל סבבי אישור
- לשלוח מיילים, הודעות והתראות
- לעדכן מערכות נוספות
- לזהות חריגות ולהעביר אותן לטיפול
התהליך התקין מתקדם, החריגים מגיעים אליכם
התהליך התקין מתקדם, החריגים מגיעים אליכם תהליכים שעומדים בתנאים ממשיכים באופן אוטומטי.
מקרים חריגים, חוסרים או פעולות שמחייבות שיקול דעת מועברים לאדם המתאים, בצירוף כל המידע הדרוש לקבלת החלטה.
ההנהלה רואה את התמונה המלאה
ההנהלה רואה את התמונה המלאה דשבורד ניהולי מרכז את כל התהליכים הפעילים ומציג:
- סטטוס עדכני
- השלב שבו נמצא כל תהליך
- הגורם האחראי
- חריגות מזמני טיפול
- תהליכים שהושלמו
- משימות שממתינות להתערבות
- מגמות ועומסים
תהליכים מרכזיים שניתן להפוך לאוטומטיים
ניהול תהליך החשבון מרגע הקליטה ועד להוראת התשלום.
המערכת יכולה לקלוט את החשבון, לבדוק את תקינות הנתונים, להשוות סכומים ומצטברים, לזהות חריגים, לנתב את החשבון למסלול המתאים ולהפעיל את סבב האישורים הנדרש.
חשבונות תקינים מתקדמים בתהליך, בעוד שרק חשבונות חריגים מועברים לבדיקה.
מה ניתן לבצע בתהליך?
- קליטה אוטומטית של חשבונות
- בדיקות סכומים, מצטברים ומקדמות
- זיהוי חריגות
- ניתוב לפי סוג החשבון
- סבבי אישור
- יצירת הוראת תשלום
- קליטת חשבונית ספק
- תיעוד מלא ועקבות ביקורת
תהליך דיגיטלי רציף מדרישת הרכש בשטח ועד לקליטת הסחורה ולתשלום.
בקשה שנפתחת מהשטח יכולה להפוך אוטומטית לדרישת רכש ולהזמנה, לעבור סבב אישורים, להתחלק בין ספקים, להתחבר לקליטת הסחורה ולהמשיך לתהליך התשלום.
מה ניתן לבצע בתהליך?
- פתיחת דרישת רכש מהשטח
- יצירת הזמנת רכש
- פיצול בין ספקים
- סבב אישורים לפי סכום או תפקיד
- התראות והסלמות
- קליטת תעודת משלוח
- בדיקת התאמה מול ההזמנה
- טיפול בהזמנות חלקיות
- מעבר אוטומטי להוראת תשלום
עם סיום תהליך מכרז או אישור התקשרות, המערכת יכולה להפיק חוזה באופן אוטומטי על בסיס תבנית ארגונית ונתוני התהליך.
כך ניתן לצמצם הקלדה כפולה, למנוע טעויות ולשמור על אחידות במסמכים.
מה ניתן לבצע בתהליך?
- משיכת נתונים מהתהליך
- הפקת מסמך מתבנית
- שילוב פרטי ספק, סכומים ותאריכים
- העברה לאישור
- חתימה דיגיטלית
- שמירה אוטומטית בתיק הרלוונטי
קריאת תחזוקה יכולה להפעיל תהליך מלא, החל מפתיחת הקריאה ועד לסגירתה.
המערכת יכולה לסווג את הקריאה, להעביר אותה לגורם המתאים, לנהל SLA, לשלוח תזכורות ולוודא שהתהליך נסגר בזמן.
מה ניתן לבצע בתהליך?
- פתיחת קריאה
- סיווג לפי תחום ודחיפות
- הקצאת אחראי
- מעקב אחר זמני טיפול
- תזכורות והסלמות
- עדכון סטטוס
- סגירה ותיעוד
לא רק אוטומציה. גם בקרה מלאה.
אוטומציה ללא בקרה עלולה להפוך לקופסה שחורה.
לכן רמדור אוטומציות כוללת שכבת ניהול ובקרה שמאפשרת להבין בכל רגע מה קורה בכל תהליך.
דשבורד תהליכים מרכזי
- מספר התהליכים הפעילים
- תהליכים שהושלמו
- תהליכים שנמצאים בחריגה
- זמן טיפול ממוצע
- פילוח לפי סוג תהליך
- פילוח לפי פרויקט, מחלקה או אחראי
- תהליכים שממתינים לאישור
- חריגות SLA
מעקב אחר כל ריצה
- לכל תהליך נשמר ציר מלא של השלבים שבוצעו, ההחלטות שהתקבלו, המסמכים שנוצרו והפעולות שבוצעו. כך ניתן לשמור על שקיפות, בקרה ועקבות ביקורת.
מחברים בין המערכות, האנשים והתהליכים
רמדור אוטומציות יכולה להתחבר למערכות הארגוניות וליצור תהליך רציף בין מספר מקורות מידע. בין היתר ניתן לשלב:
- מערכות רמדור
- SAP Business One
- מערכות ERP
- מערכות פיננסיות
- מערכות רכש
- מערכות תחזוקה
- דואר אלקטרוני
- SMS
- ממשקי API
- מסמכים וטפסים דיגיטליים
המשמעות היא שאין צורך להחליף את המערכות הקיימות. האוטומציה מחברת ביניהן ומאפשרת למידע ולמשימות לעבור באופן מסודר ורציף.
היתרונות העסקיים
חיסכון בזמן
פחות הקלדות, פחות תזכורות, פחות מעבר ידני בין מערכות ופחות מעקב אחר סטטוסים.
צמצום טעויות
בדיקות אוטומטיות וכללים קבועים מצמצמים טעויות אנוש וחוסרים.
קיצור זמני טיפול
התהליך מתקדם מיד עם השלמת כל שלב, ללא תלות בהעברה ידנית.
ניהול לפי חריגים
העובדים מטפלים רק במקרים שדורשים בדיקה, אישור או החלטה.
שקיפות ניהולית
כל התהליכים, הסטטוסים, האחראים והחריגות מוצגים במקום אחד.
שיפור הבקרה
כל פעולה מתועדת ונשמרת כחלק מעקבות הביקורת.
גמישות והתרחבות
ניתן להתחיל מתהליך אחד ולהוסיף בהדרגה תהליכים נוספים.
בינה מלאכותית בתהליכי עבודה
שילוב AI בתוך התהליך
מודול האוטומציות יכול לשלב יכולות AI כחלק מהזרימה העסקית.
המערכת יכולה להשתמש בבינה מלאכותית כדי:
-
לקרוא מסמכים
-
לזהות סוגי מסמכים
-
לחלץ נתונים
-
לסווג פניות
-
לזהות חריגות
-
להמליץ על מסלול טיפול
-
לקבל החלטות לפי כללים
-
לנתב תהליכים באופן חכם
השילוב בין אוטומציה לבין AI מאפשר לא רק לבצע פעולות מהר יותר, אלא גם להבין את המידע ולהגיב אליו בצורה חכמה.
מתחילים בתהליך אחד. ומתקדמים משם.
לכל ארגון יש תהליכים, כללים ומבנה עבודה שונים. לכן רמדור אוטומציות אינה פתרון גנרי בלבד, אלא מערכת שניתן להתאים לתהליכים, לסבבי האישורים, למערכות ולצורת העבודה של הארגון.
השלב הראשון הוא לזהות את התהליך שחוזר על עצמו, גוזל זמן, עובר בין מספר בעלי תפקידים או דורש מעקב ותזכורות. צוות Top Ramdor ממפה את התהליך הקיים, מזהה אילו שלבים ניתן להפוך לאוטומטיים ומגדיר תהליך חדש, מהיר, מדויק ושקוף יותר.
אפשר להתחיל מתהליך מרכזי אחד, למדוד את התוצאות ולהרחיב בהדרגה לתהליכים נוספים.
כך העובדים מפסיקים להשקיע את היום בקידום משימות ידניות, במעקב אחר אישורים ובחיפוש אחר תהליכים תקועים. המערכת מנהלת את הזרימה, מקדמת את השלבים, מזהה חריגים ומציגה תמונת מצב מלאה בזמן אמת.
