ניהול רכש אינטרנטי

יצירת קשר

אנא מלאו את פרטיכם ואנו נחזור אליכם בהקדם

עמוד הבית > פתרונות > ניהול רכש אינטרנטי

מערכת אינטרנטית לניהול מכרזים, בקשות להצעות מחיר והסכמי מסגרת

ברושור להורדה

מבדיקת שוק שערכנו עולה שבארגונים מתרחשים עשרות תהליכים בחודש בהם גורם כלשהו בארגון מבקש הצעות מחיר, מקבל ומבצע השוואה. תהליכים אלו מתבצעים פעמים רבות באמצעות ניירת, שליחת פקסים/ מיילים ללא תיעוד ובוודאי ללא בניית בסיס נתונים ארגוני המאפשר יכולת לימוד ארגונית. הגורמים אותם תחקרנו בארגונים השונים העידו כי:
		כל תהליך בפני עצמו יכול להיות בסכום קטן אך מכיוון שמדובר על תהליכים רבים הם מהווים בסופו של דבר סכום לא מבוטל מתקציב הארגון.
		התהליך עצמו הוא "גזלן" זמן ולא יעיל משום שהוא מחייב שליחת הצעות (בפקס או מייל), וידוא שההצעות הגיעו ליעדן, בדיקה שההצעות התקבלו מהמציעים, הקלדה של ההצעות השונות לתוך גיליון אקסל (או רישום ידני על ההצעה עצמה) לצורך השוואת ושיקלול.
		יכולת מוגבלת להעתיק מתוך הצעה אחת לשנייה מה שמחייב פעמים רבות הקלדה מחודשת של כל ההצעה.
		בתהליך ה"ידני" יש יותר סיכוי לטעויות.
		אין אחידות באופן ניהול תהליכים אלו ולעיתים כל גורם מחליט על שיטת העבודה בעצמו.
		אין בקרה על התהליכים - מי ביקש, מה ביקשו, מתי, למי פנו וכו'.
		אין בסיס נתונים של ההצעות השונות לאורך הזמן - קשה לדעת, לנתח ולהשוות בין המחירים השונים לאורך זמן.
		אין כלים מתאימים לשקלול הצעות המחיר עם קריטריוני איכות.
		אין יכולת לנהל תהליכי בקשות להצעות מחיר מתוחכמות כגון תהליכי תיחור דינאמי.
		נראה שתהליך יעיל ואפקטיבי יותר יוכל להביא את הארגון לחסכון בזמן ולחסכון בעלויות. בתהליך הקיים המתבסס על ניירת ועל זיכרון העובדים, היכולת של הארגון להבטיח שהוא זוכה להצעות הטובות ביותר היא מוגבלת ביותר ותלוייה במידת היכולת, הזכרון, הכשרון והרצון של הקניין.

הפתרון הפתרון לניהול מכרזים והצעות ספקים פועל בסביבת האינטרנט. הוא פותח בכדי לסייע לגורמים המעורבים בתהליכים אלו לייעל את תהליכי העבודה באמצעות פתרון לניהול משותף בפלטפורמה אחודה. הוא מופעל על גבי שרתי רמדור ומאפשר גישה קלה ומהירה מכל מקום ובכל זמן, באמצעות דפדפן אינטרנט סטנדרטי (IE7, IE8, Google Chrome).

שלבי העבודה
		הגדרת בקשה להצעת מחיר הכוללת תיאור הפריטים עם כמויות נדרשות ומסמכים נלווים. (תמיכה מלאה בניהול רשימות קטלוגיות (טעינה למערכת על ידי רמדור) מהן ניתן לשלוף פריטים בפשטות ומהירות).
		במקרים הרלוונטיים אפשרות להגדרת קריטריוני איכות ומשקלות.
		הפצה אלקטרונית את הבקשה לספקים כך שכל ספק מקבל זימון במייל ויכול להיכנס ישירות למערכת ולהגיש הצעתו.
		המציע יכול להיכנס למערכת ולמלא הצעתו באופן פשוט ומיידי לפי אחת מהשיטות הבאות:
		בקשה להצעה לפי מחירי יחידה – בהם המציע ממלא את מחירי היחידה לכל פריט ברשימת הפריטים.
		בקשה להצעה לפי הנחות – בהם המציע מקבל לידיו את רשימת הפריטים הכוללים כבר מחירים והוא מתבקש להזין רק את אחוזי ההנחות.

קבלת ההצעות מתבצעת באחת מהדרכים הבאות:
		הזנת נתוני ההצעה ישירות לבסיס הנתונים של תיבת הצעות אלקטרונית - בשיטה זו התיבה האלקטרונית ננעלת להגשה במועד שנקבע. השוואת ההצעות בשיטה זו מתבצעת אוטומטית.
		הגשת הצעות ב"תיחור דינאמי" - בשיטה זו מתבצע תהליך של מעין מכרז פומבי המבוסס על מחיר בסיס שנקבע מראש או על מחירים שהוגשו בשיטה הראשונה. כל מציע רואה את מיקומו לעומת שאר ההצעות ויודע בכמה הוא צריך לשפר הצעתו כדי להוביל במכרז.
		ביצוע השוואת הצעות ובחירת ספק לביצוע האספקה או השרות.

תועלות:
		חסכון גדול של מרבית זמן עובדי הארגון המושקע בתהליך.
		קיצור לוחות זמנים משמעותי.
		בקרה מלאה על כל תהליכי הבקשות ותוצאות ניתוח ההצעות.
		בסיס מידע ארגוני של הצעות קיימות והיסטוריות המאפשר לייעל משמעותית את תהליך הרכש.
		חסכון בעלויות.
		פתרון מעשי וזמין לחוק המכרזים המעודכן.
		אפשרות לשתף בקלות גורמים מחוץ או מתוך הארגון.
		מערכת ידידותית ופשוטה ביותר להפעלה.
		ניהול השוואת הצעות מיידי ופשוט אשר מציף מיד את ההצעה הזולה ביותר.
		מערכת אינטרנטית - אין צורך בהתקנת תוכנה כלשהי במחשב האישי.
		בסיס נתונים אחד בו ניתן לנהל ולבקר את כל תהליכי העבודה תוך שיתוף מידע ושקיפות.
		שמירה על היסטוריה – ניתן לראות מה הציע מציע מסויים בהצעות שונות.
		הקטנת כמות הטעויות באופן משמעותי – לא צריך לשלוח ניירות ולקבל ניירות ולהקליד הצעות ידנית.
והשורה התחתונה – פתרון "ירוק" המקטין הסיכוי לטעויות, מקצר לוחות זמנים וחוסך בעלויות!


לפרטים נוספים הקש כאן